정보 뜻과 유용한 정보의 주요 요인

 

1. 정보 뜻
정보 뜻은 의사결정자에게 의미 있는 형태로 처리되고 현재 또는 미래의 행위에 실질적인 또는 인식된 가치가 있는 자료(Data)를 말합니다. 여기서 정보의 원료가 되는 자료는 양이나 행위, 객체 등을 표현하는 일정한 규칙을 가진 상징물입니다. 다시 말해서 자료는 사물을 인간이 인식하여 의사소통이 가능한 언어, 문자, 숫자, 기호, 영상 등으로 표현해 놓은 것입니다. 사물은 그 자체로 존재하지만 인간에게 인식되어 의사소통이 가능한 언어 등으로 표현되지 않는 한 자료화 될 수 없습니다. 이처럼 정보는 사람들에게 의미 있고 유용한 형태로 만든 자료를 말하며, 반면에 자료는 사람이 효과적으로 이해하고 사용할 수 있는 형태로 구성되고, 정렬되기 이전의 조직이나 물리적 환경에서 발생하는 사건을 나타내는 가공되지 않은 일련의 사실(fact)이라고 할 수 있습니다.

 

2. 정보의 유용성
의사결정에 유용한 정보란 의사결정자에게 인식된 정보의 가치를 의미하며, 이는 곧 정보의 질을 의미합니다. 일반적으로 양질의 정보란 사용자가 원하는 시간, 원하는 장소에 제공된 옳은 정보를 의미합니다. 구체적으로 정보의 유용성은 정보 이용자의 만족도로 측정되는데 Bailey&Pearson[1983]은 기존 문헌 연구에서 39개 정보 시스템 만족 요인을 찾아내었습니다. 이들 정보의 유용성은 다음 7개의 주요 요인으로 요약될 수 있습니다.

(1) 관련성(Relevancy)
합목적성이라고도 합니다. 사용자가 원하는 정보인가? 예를 들어서 고객의 신용도를 평가하여 외상 여부를 결정해야 하는데 고객이 최근 1년간 구매한 물건 리스트가 주어진다면 의사결정자에게 무슨 도움이 될까요. 이런 경우 고객의 금융 신용 정보나, 최근 3년 치 거래실적, 직업, 연간소득, 부채 상대 등에 관한 정보가 주어진다면 그야말로 관련성이 높은 정보라고 할 수 있을 것입니다.

(2) 정확성(Correctness)
정확성은 정보가 옳은가 틀린가를 보는 것입니다. 여기서 정확성 (Correctness or Rightness)의 개념과 정치성 (Precision)의 개념을 구분할 필요가 있습니다. 미분자학이나 우주공학에서 다루는 극미한 수치나 천문학적으로 큰 숫자를 몇 자리까지 정확하게 표현하느냐를 가리키는 것이 정치성의 개념이고, 우리나라가 일본의 강점으로부터 1945년에 해방되었다라고 하는 사실의 사실 여부를 가리는 것은 정확성의 개념입니다. 때로는 정치하지 않아도 정확한 경우가 있을 수 있고, 정확하지는 않지만 정치할 수 있는 경우도 있습니다. "올해 매출액이 4천 5백억이다"라는 정보는 정치하지는 못하지만 틀린 정보는 아니므로 정확한 정보라고 할 수 있습니다. 파이의 값이 3.14138이라는 숫자는 정치하기는 하지만 틀린 숫자이므로 부정확합니다.

(3) 적시성(Timeliness)
우리는 일상생활에서 "신속 정확한 정보"라는 광고 문구를 많이 접하기 때문에 신속한 정보가 양질의 정보라고 이해하기 쉽다. 이는 잘못된 생각입니다. 좋은 정보 는 사용자가 원하는 장소 (Right place)에 원하는 시간 (Right time)에 정확하게 (Right) 제공되어야 합니다. 너무 빨리 제공되어서도 안 되고 너무 늦게 제공되어서도 효용가치가 멀어진다. 적절한 시간에 제공되어야 합니다. 예를 들어서 친구가 1년 후 결혼 일자를 오늘 알려준다면 사용자에게 어떤 효용가치가 있을까요? 아마 이 청첩장을 받은 사람들은 십중괄구 결혼 일자를 까맣게 잊어먹고 결혼식장은 텅텅 빌 것입니다. 그렇다고 하루 전에 청첩장이 도착했다면 다른 약속 때문에 오고 싶었던 사람도 불참하게 되는 일이 발생하게 될 것입니다. 이러한 정보는 일주일이나 열흘 정도 전에 제공되는 것이 가장 적합할 것이다.

(4) 간결성(Conciseness)과 완전성(Completeness)
좋은 정보는 간결하면서도 필요한 내용을 충분히 담고 있어야 합니다. 별로 중요하지도 않은 정보를 잡다하게 제공하면 사용자에게 오히려 정신적 부담만 가중할 뿐입니다. 꼭 필요한 정보만 제공하되 그렇다고 중요한 내용을 빠뜨려서는 안 됩니다. 불필요한 내용은 없을까요?

(5) 사용의 편리성(Ease to use)
위의 요건을 모두 갖추었다고 해도 사용자가 원하는 정보를 찾기 힘들거나 이해하기 힘들면 곤란합니다. 인터넷 웹사이트에 정확하고 관련성이 높은 정보를 간결하고 완전하게 수시로 갱신해 놓아도 웹사이트 깊은 곳에 숨어 있어 찾기 힘들거나 이상한 메뉴에 넣어 이해하기 힘들게 만들어 놓았다면 그것이 과연 좋은 정보일까요? 가독성(Readability)도 이 범주에 속합니다. 수기로 작성한 서류가 난해하여 읽기 어렵다면 결코 내용이 아무리 훌륭해도 결코 좋은 정보라고 하기 힘들 것입니다.

(6) 표현의 적합성(Format)
정보의 표현 형식은 입출력 화면이나 보고서에서 정보를 표현하는 방식이 얼마나 사용자에게 효과적인가를 나타내는 정도입니다. 이는 사용 관리성과 혼동되기 쉬운 개념이지만 엄격히 다릅니다. 사용 편리성이란 겉으로 보이는 정보가 표현되는 모양보다는 메뉴 계층구조나 프로그램 사용 절차와 같이 정보시스템을 사용하는데 구조상 불편한 정도를 말합니다. 여기와 비교하면 표현의 적합성은 정보가 얼마나 효과적으로 사용자에게 이해되고 전달되었는가의 정도로 평가됩니다. 예를 들어 최근 3년간 월 매출액의 변동추이를 나타내는 출력화면에서 장황하게 문장으로 숫자를 열거한다면 그 내용이 아무리 적합하고 수치가 정확하다고 할지라도 이용자에게 효과적으로 전달되기 힘들 것입니다. 이런 경우 꺾은선 그래프로 표현한다면 이용자는 쉽게 추세를 파악할 수 있을 것입니다. 다시 말해서 양질의 정보는 사용자의 인지 형태에 맞게 적절한 형태로 표현되어야 합니다.

(7) 계량성 (measurability)
좋은 정보는 사용자에게 구체적으로 의미를 전달해야 합니다. 추상적인 표현보다는 가능하면 이해하기 쉽고 명쾌한 수치로 표현된 정보가 더 가치가 있습니다. 물론 모든 정보를 수치화할 수 있는 것은 아니지만, 특히 기업에서 제공되는 정보는 가능한 계량화해야 컴퓨터로 처리하기도 쉽고 이용자에게 정확한 메시지를 전달합니다. 예를 들어 "다음 달에는 환율이 대폭 상승할 것 같다"라고 하는 막연한 정보보다는 '2010년 10월 1일부터 대미 달러 환율은 1,300원 정도로 상승할 것 같다'라고 하는 표현이 사용자에게 훨씬 정확한 메시지를 전달하고 시간이 지나간 후에도 정보로 서의 가치를 지니게 됩니다.