경영정보시스템 MIS와 지식경영시스템 KMS

 

자료, 정보, 지식의 개념적 구분 
자료(data)란 사람들이 이해하고 사용하기에 적합하도록 분류되거나 요약되기 전에 조직적 환경, 또는 물리적 환경에서 발생하는 어떠한 사실(fact)들을 의미합니다. 즉, 자료는 단순한 사실에 대한 기록으로서 그 자체만으로는 큰 의미가 없는 것입니다. 예를 들면, 지역 대리점별 판매 현황, 매출실적, 재고량, 영업사원의 사원 번호, 판매된 상품 리스트 등을 말합니다. 이처럼 자료는 그 자체만으로는 의미가 없으며, 자료를 의사결정자의 목적에 적합한 형태로 가공·처리가 될 때 이를 정보라고 한다. 예를 들면, 지역 대리점별로 정리한 인도별 매출실적, 재고보유량, 영업사원별 판매실적 등이 될 것입니다. 자료와 정보의 차이는 정보에 대한 가치의 휴무에 따라서 상대적이라고 할 수 있는데, 이러한 자료나 정보의 가치 유무에 대한 판단기준은 의사결정자의 자료나 정보에 대한 필요 목적이라고 할 수 있습니다. 정보는 의사결정의 근거로 사용된 후 버려지는 경우도 있고, 데이터베이스에 저장되었다가 나중에 재사용될 수도 있으며 사용자에 의해 이해되고 인간의 장기기억에 남는 경우도 있습니다. 인간의 뇌에 영구히 저장되어 내재화된 정보를 지식(Knowledge)이라고 합니다. Tobin[1996]은 자료, 정보, 지식에 지혜(Wisdom)를 더하여 네 가지 지식의 도움을 주장하였습니다. Tobin은 자료에 관련성과 목적을 추가하면 정보가 되고 정보를 응용하면 지식이 되며, 지식에 직감과 경험이 부가되면 지혜가 된다고 합니다. 지식은 정보와 함께 의사결정이나 판단의 근거가 되며 의사결정의 경과에 따라 지식은 진화해 나갑니다. 일반적으로 정보시스템은 인간의 의사결정에 도움을 주는 정보를 제공하는 목적을 가지고 있으며 최종 판단은 인간이 합니다. 정보시스템 중에서 인간 의사결정 단계 의 선택 단계를 대신하는 전문가 시스템 (Expert System)은 이런 면에서 다른 정보시스템과 구분됩니다. 한편 지식의 개념을 자료나 정보 이외에 기업의 기술이나, 업무 노하우, 시스템의 운영 메커니즘 그 자체까지 포함하여 매우 포괄적인 관점에서 해석하여 이러한 지식을 창출하고, 공유하며, 저장, 확산 등 지식관리를 대상으로 하는 최근의 정보기술을 지식경영시스템(KMS:Knowledge Management Systems) 이라고 합니다. 지식경영시스템 KMS란 기업 내 전문화 또는 경영 활동을 대상으로 특정 자료가 아닌 기업의 지식을 생성, 수집, 구조화하고 사용하기 위해 만들어지는 시스템을 말합니다.

경영정보시스템의 개념
경영정보시스템 (Management Information Systems:MIS)은 학자에 따라 다양하게 정의하지만 Davis&Olson[1985]의 정의가 가장 포괄적이고 많이 쓰입니다. 경영정보시스템은 조직의 운영 관리, 분석, 의사결정 등의 기능을 지원하기 위한 정보를 제공하는 통합된 사용자-기계 시스템입니다. 이 시스템은 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어, 수작업 절차, 분석, 계획, 통제 및 의사결정을 위한 모델, 데이터베이스 등을 활용합니다. 여기서 "통합"의 의미는 경영정보시스템이 어느 특정 업무를 위한 단순한 정보 시스템이 아니고 기업의 제반 기능인 인사, 회계, 재무, 생산, 영업, 마케팅 등을 포괄하는 통합된 시스템임을 의미합니다. "사용자-기계" 시스템에서, 사용자(User)는 정보시스템의 가장 중요한 구성요소로서 자료를 입력하는 요원, 시스템 유지보수 담당자, 운영자, 의사결정자 등 정보시스템을 운영하고 유지하는데 필요한 전산 인력과 정보 이용자 모두를 포함하는 의미입니다. 여기서 정보시스템의 최종 산출물인 정보를 이용하여 의사결정 하는 사용자를 최종사용자 (End User)라고 합니다. 한편 "기계"는 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어를 의미합니다. 일반적으로 정보시스템은 자료를 처리하여 의사결정자에게 유용한 형태의 정보를 제공하는 것이 목적입니다. 그 처리 대상 업무에 따라 정보시스템의 종류가 결정되는데, 예를 들면, 병원 업무를 처리하는 정보시스템은 의료정보시스템 또는 병원 정보시스템이라고 부르고 증권거래업무를 처리하면 증권정보시스템, 행정업무를 처리하면 행정정보시스템으로 불리게 됩니다. 따라서 경영정보시스템은 기업이라고 하는 조직적 상황에서 발생하는 거래, 자산 상태의 기록, 업무처리 절차 등을 컴퓨터로 처리하고 기업의 운영, 경영활동의 분석, 경영의사결정 과정 등에서 필요한 정보를 제공하는 역할을 합니다. 경영정보시스템의 특성을 살펴보면 다음과 같이 정리해 볼 수 있습니다.

경영정보시스템의 특성 3가지
첫째, 경영정보시스템은 앞서 언급한 바와 같이 통합적 사용자-기계 시스템입니다. 사용자-기계 시스템은 사람과 기계가 상호보완적으로 결합하여 목표 달성을 위하여 과업을 수행하는 것을 의미합니다. 둘째, 경영정보시스템의 목표는 조직의 목표와 정렬(alignment) 되어야 합니다. 정보시스템은 조직이라는 상위시스템 내에 존재하는 하나의 하위시스템입니다. 따라서 기업 경영 목표의 달성을 위한 큰 바운더리 속에서 정보시스템의 계획이나 목표를 정렬시켜야 합니다. 셋째, 경영정보시스템은 조직의 계획, 실행 및 통제 등 경영활동 전반에 걸쳐 의사결정을 지원하며, 정보가 있어야 하는 의사결정자에게 정확하고, 유용한 정보를 적절한 형태로 신속하게 제공해야 합니다.